3 dicas para parecer mais profissional em emails de trabalho

Na era moderna, seu trabalho pode exigir que você envie e-mails para colegas de trabalho, chefes, clientes e muito mais.

Seus e-mails não são mensagens simples; representa quem você é como funcionário profissional. Portanto, você quer ter certeza de que cada um dos seus e-mails enviados é bem escrito e fácil de ler.

Se sua empresa usa um programa específico – como o Microsoft Outlook, por exemplo – você pode querer aprender como aplicar formatação de mensagem . Independentemente da plataforma que você usa para enviar mensagens, existem várias dicas essenciais que você deve estar atento antes de clicar em enviar no seu e-mail.

Funcionar na esfera profissional pode ser um desafio para qualquer pessoa, mas talvez mais especialmente para aqueles que lidam com os sintomas de doenças mentais ou outros problemas de saúde mental.

Felizmente, existem muitas ferramentas disponíveis online para ajudá-lo a gerenciar esses estressores, desenvolver bons mecanismos de enfrentamento e compartilhar seus sentimentos. Clique aqui para obter mais informações e artigos que possam fornecer mais informações e acesso ao tratamento, se necessário.

Revise seus e-mails de trabalho

A ferramenta mais importante e valiosa que você tem à sua disposição é a revisão. Antes de pensar em enviar seu e-mail, considere uma pergunta importante: seu e-mail faz sentido gramatical e lógico?

manteve a mensagem de toque digital de você

Verifique se há erros gramaticais usando o corretor ortográfico pré-criado do e-mail, se disponível. Se você duvida do seu corretor ortográfico, não tenha medo de utilizar recursos externos (como um dicionário online).

Outros erros gramaticais a serem observados podem incluir:

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• Uso incorreto de letras maiúsculas
• Uso incorreto de pontuação (vírgulas, ponto e vírgula, etc.)
• Estilo e tom de escrita inadequados para um ambiente profissional
• Uso incorreto de nomes próprios – isso é especialmente importante ao se dirigir a outras pessoas; poucas coisas são mais embaraçosas do que escrever errado o nome de alguém (ou algo) importante!

Quando seu e-mail estiver pronto, leia-o em voz alta para ver se faz sentido. Às vezes, você pode dizer se uma frase está “desligada” simplesmente pela maneira como soa.

A partir daí, você pode fazer as correções para garantir que o fluxo geral do e-mail seja consistente.

Por fim, e se você tiver tempo, salve o e-mail como rascunho e saia dele. Você também pode pedir a amigos ou familiares imediatos que leiam seu e-mail para ver se detectam algum erro.

Uma boa regra geral é apenas clicar em “enviar” quando você se sentir confiante de que revisou e reconsiderou tudo em sua mensagem da melhor maneira possível.

Seja conciso nos e-mails de trabalho

Todos na sua empresa têm suas responsabilidades a cumprir, por isso é útil respeitar seu tempo criando e-mails concisos. Ao torná-los curtos, doces e diretos, você pode obter uma resposta clara prontamente e continuar com o seu dia.

Primeiro, certifique-se de que suas mensagens incluam parágrafos curtos e fáceis de entender. Na verdade, cada parágrafo não precisa ter mais de duas frases.

Suponha que seu e-mail exija que você escreva vários parágrafos completos. Nesse caso, você pode considerar agendar uma reunião pessoal com quem estiver enviando um e-mail para minimizar a confusão e a falta de comunicação.

Certifique-se de que cada um de seus parágrafos inclua apenas informações relevantes. Por mais tentador que seja incorporar pequenos detalhes que podem ajudar seu destinatário a entender sua mensagem, mas cortando esses adendos, você pode criar um email curto e direto.

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Esses tipos de mensagens geralmente são muito mais fáceis para um leitor compreender, e sua parte receptora provavelmente fará perguntas esclarecedoras em resposta, se necessário.

Outra maneira útil de usar uma linguagem concisa é ter cuidado com os verbos “ser”. Por exemplo, algo como 'Quero poder enviar um relatório' pode ser encurtado para 'Estou enviando um relatório'.

Nesse cenário, você estaria eliminando um verbo “to be” e substituindo-o por um verbo ativo que elimina o palavreado.

Escreva em um tom respeitoso

Acima de tudo, transmita sua mensagem com respeito.

A agressão em um e-mail pode parecer maldosa, já que o destinatário não está falando diretamente com você. Você pode evitar esse tom acidental, mesmo ao dar más notícias, equilibrando negatividade com positividade.

Por exemplo, se você quiser criticar o desempenho de um funcionário, comece a frase dizendo algo positivo e termine com sua crítica.

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Adicionalmente, evite usar “mas” . Nega a primeira metade da frase, portanto, mesmo que você comece com algo positivo, usar “mas” pode fazer alguém pensar que você está sendo falso. Então, substitua “mas” por “e” para que ambas as declarações permaneçam verdadeiras.

Você também pode pensar em incluir uma assinatura curta no final de sua mensagem. Essas assinaturas podem ajudar a transmitir informações pessoais e de contato importantes ao seu destinatário.

Se desejar, acesse suas configurações de e-mail e configure uma assinatura que inclua seu nome, número de telefone de contato e outros sites aos quais você é afiliado.

Se sua empresa tiver um logotipo, considere incorporar o visual como parte de sua assinatura. O resultado é um e-mail que soa e parece profissional, mantendo um tom respeitoso.

Conclusão

Uma dica importante a ser lembrada é criar mensagens curtas, concisas e sem erros da melhor maneira possível, mesmo em e-mails mais casuais. Ao fazer isso, você mostrará ao seu chefe que o respeita e estará dizendo a si mesmo que é realmente o profissional que gostaria que os outros o vissem.