3 dicas para parecer mais profissional em e-mails de trabalho

Na era moderna, seu trabalho pode exigir que você envie e-mails para colegas de trabalho, chefes, clientes e muito mais.

Seus e-mails não são mensagens simples; ele representa quem você é como funcionário profissional. Portanto, você deseja certificar-se de que cada um dos e-mails enviados seja bem escrito e fácil de ler.

Se sua empresa usa um programa específico - como o Microsoft Outlook, por exemplo - você pode querer aprender como se inscrever formatação de mensagem . Independentemente da plataforma que você usa para enviar mensagens, há várias dicas essenciais que você deve observar antes de clicar em enviar no seu e-mail.

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Funcionar na esfera profissional pode ser desafiador para qualquer pessoa, mas talvez mais especialmente para aqueles que lidam com os sintomas de doenças mentais ou outros problemas de saúde mental.

Felizmente, existem muitas ferramentas disponíveis online para ajudá-lo a controlar esses fatores de estresse, desenvolver bons mecanismos de enfrentamento e compartilhar seus sentimentos. Clique aqui para obter mais informações e artigos que podem fornecer mais informações e acesso ao tratamento, se necessário.

Revise seus e-mails de trabalho

A ferramenta mais importante e valiosa que você tem à sua disposição é a revisão. Antes de pensar em enviar seu e-mail, considere uma questão importante: seu e-mail faz sentido gramatical e lógico?

Verifique se há erros gramaticais usando o corretor ortográfico pré-construído do e-mail, se disponível. Se você duvida do corretor ortográfico, não tenha medo de utilizar recursos externos (como um dicionário online).

Outros erros gramaticais a serem observados podem incluir:

• Uso incorreto de letras maiúsculas
• Uso incorreto de pontuação (vírgulas, ponto e vírgula, etc.)
• Estilo de escrita e tom inadequados para um ambiente profissional
• Uso incorreto de nomes próprios - isso é especialmente importante ao se dirigir a outras pessoas; poucas coisas são mais embaraçosas do que escrever o nome de alguém (ou algo) importante incorretamente!

Quando seu e-mail estiver pronto, leia em voz alta para ver se faz sentido. Às vezes, você pode dizer se uma frase está errada simplesmente pela forma como ela soa.

A partir daí, você pode fazer as correções para garantir que o fluxo geral do e-mail seja consistente.

Por último, e se você tiver tempo, salve o e-mail como um rascunho e afaste-se dele. Você também pode pedir a seus amigos ou familiares imediatos que leiam seu e-mail para ver se detectam algum erro.

Uma boa regra é clicar em enviar apenas quando você se sentir confiante de que revisou e reconsiderou tudo em sua mensagem da melhor maneira possível.

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Seja conciso em e-mails de trabalho

Todos na sua empresa têm suas responsabilidades a cumprir, por isso é útil respeitar seu tempo criando e-mails concisos. Ao torná-los curtos, agradáveis ​​e diretos, você pode obter uma resposta clara imediatamente e continuar com o seu dia.

Primeiro, certifique-se de que suas mensagens incluam parágrafos curtos e fáceis de entender. Na verdade, cada parágrafo não precisa ter mais do que duas frases.

Suponha que seu e-mail exija que você escreva vários parágrafos inteiros. Nesse caso, você pode considerar o agendamento de uma reunião pessoal com a pessoa para quem você está enviando um e-mail para minimizar confusão e falta de comunicação.

Certifique-se de que cada um de seus parágrafos inclui apenas informações relevantes. Por mais tentador que seja incorporar pequenos detalhes que possam ajudar o destinatário a entender sua mensagem, mas cortando esses adendos, você pode criar um e-mail curto e direto.

Esses tipos de mensagens costumam ser muito mais fáceis de serem compreendidos pelo leitor, e a parte receptora provavelmente fará perguntas de esclarecimento em resposta, se necessário.

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Outra maneira útil de usar uma linguagem concisa é ter cuidado com os verbos. Por exemplo, algo como Desejo poder enviar um relatório pode ser abreviado para Estou enviando um relatório.

Nesse cenário, você estaria eliminando um verbo to be e substituindo-o por um verbo ativo que elimina a prolixidade.

Escreva em um tom respeitoso

Acima de tudo, transmita sua mensagem com respeito.

A agressão em um e-mail pode parecer maldosa, pois o destinatário não está falando diretamente com você. Você pode evitar esse tom acidental, mesmo ao dar más notícias, equilibrando negatividade com positividade.

Por exemplo, se você quiser criticar o desempenho de um funcionário, você pode começar a frase dizendo algo positivo e terminar com sua crítica.

Adicionalmente, evite usar, mas . Ele nega a primeira metade da frase, então, mesmo que você comece com algo positivo, use, mas pode fazer alguém pensar que você está sendo falso. Portanto, substitua mas por e para que ambas as afirmações permaneçam verdadeiras.

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Você também pode pensar em incluir uma pequena assinatura no final de sua mensagem. Essas assinaturas podem ajudar a transmitir informações pessoais e de contato importantes para o destinatário.

Se desejar, acesse as configurações de e-mail e configure uma assinatura que inclua seu nome, número de telefone de contato e outros sites aos quais você é afiliado.

Se sua empresa tiver um logotipo, você pode considerar a incorporação do visual como parte de sua assinatura. O resultado é um e-mail que soa e parece profissional, que mantém um tom respeitoso.

Conclusão

Uma lição importante a ter em mente é fazer mensagens curtas, concisas e sem erros com o melhor de sua capacidade, mesmo em e-mails mais casuais. Ao fazer isso, você mostrará a seu chefe que o respeita e está dizendo a si mesmo que é realmente o profissional que gostaria que os outros o vissem.